【中小企業向け】社長挨拶文・代表メッセージって、何を書けばいいの？　構成・書き方について

ホームページやリーフレットなどを作る時、「社長挨拶文」「代表メッセージ」を掲載することも多いですよね。
ライターである私の仕事は「自分では書けない！まとめてほしい！」というご依頼に対して取材・文章制作をすること。
ですが「自分で書きたい！」という方も多いですよね。
今回は、自分で書く場合、どんな内容で書くべきかや、スムーズに制作しやすい手順をお伝えします。

なぜ「社長挨拶文」「代表メッセージ」が必要なのか

はじめに、考えてみてください。しっかり書こうと思ったら結構大変な挨拶文。無しでもいいのでは？無しで作ってしまおうかな？　そんな悪魔のささやきに負けてしまいそうになることも、実際あるのでは。

でも、自分が買う側・利用する側としてホームページを見る時に、大切な買い物ほど「社長挨拶文」や「代表メッセージ」を探してしまうのも、また事実ではないでしょうか。

それは「企業の根底に、どんな想いが流れているのか」を知ることで、信頼できる企業と感じられるのかを、挨拶文から少しでも見極めたいと感じるからでは。挨拶文を読んで「なんか軽いな」「何を言いたいのか分からないな」「想いが感じられない」「共感できない」…そう思った時には、そこで買い物をしようとは思いませんよね。

だからこそ、あなたの想いをきちんと的確に伝える「社長挨拶文」「代表メッセージ」は、とても重要なのです。

はじめにチェックすべきこと

書き始める前にチェックしておきたいのが、どの程度の文字数で書くかということです。リーフレットなどの紙ものに載せる場合は、ある程度スペースによって文字数が決まって来るでしょう。ホームページに載せる場合はわりと自由ですよね。

ホームページに載せる場合、取材＆制作の依頼で多いのは、2000字前後と、800字前後です。これには明確な理由があります。一番大きな理由は、社長挨拶文・代表メッセージを、１ページとって書くか、事業案内ページなどの一部として書くかの違いです。

ホームページのメニューを見ると、どんなページで構成されているかの一覧が出てきますよね。そこに「代表挨拶」というようなページを１つもつ場合は、2000字程度で書くことが多いです。一方、事業案内などの一部として書く場合は、他にも会社の沿革や概要なども同じページに載せるため、相対的に挨拶文は短くなります。2000字も書いてしまっては、１ページが長くなり過ぎてしまいますから。

また、google検索などを考えた時にも、検索に引っかかりやすいという点から、１ページに2000字程度の文字があることは大切になってきます。そこからも、挨拶文だけで１ページもたせる場合は、2000字程度が妥当と言えます。

「社長挨拶文」「代表メッセージ」には何を書くべきか

さて、文字数が決まったら、何を書くかを考えてみましょう。基本は、それを読む人にあなたが何を伝えたいかです。ただし、あなたのアツすぎる想いだけで突っ走っては、相手はついてきてくれません。伝えたいことがちゃんと伝わるように、「内容」と「構成」を考えていきましょう。

書くことに慣れていない人がやってしまいがちなのが、「出だしから順に、考えながら書いていこう」と、とりあえず書き出してしまうこと。考えながら書くだなんて、全体の流れも整えつつだなんて…それはライターでもなかなかできないことです。というより、駄作になるのが目に見えているので、プロのライターは選びません。まずは箇条書きで良いので、書くべきことを挙げて、順序をつけることから始めましょう。

私はこれまで多くの社長挨拶文・代表メッセージを書いてきたので、王道のパターンをご紹介します。

業種やお客様によって、書くべきことやそれぞれのボリュームも違ってくるので、そこは各々調整いただければと思うのですが、何を書けば良いのか分からない時には①～⑦で、一度書いてみると良いかもしれません。

「とりあえず書く」はNG、「書きやすいところから書く」はOK

先ほど「考えながら、とりあえず書いていくのはNG」という話をしましたが、箇条書きで書くことを挙げて順序をつけたら、あとは書きやすいところから書いていけばOKです。
今度は逆に「きちんとはじめから書いていかなきゃ」などと思うと、ちっとも筆が進まなくなってしまいます。組み立てまではしっかり決めて、中身を書く時は書きやすいところから。これが一番書きやすく、かつ流れよく読める長文の書き方です。

たいていの人が書きやすいのは、現在→過去→未来の順です。私の場合は取材という形なので、書くのではなくインタビューで聞く形になるのですが、誰でも「現在」のことが一番話しやすいです。なにせ、今、この時のことですから。皆さんが書く時も、まずは現在のパートから書いて、次に過去、そして未来へと書き、最後に全体を見渡して加筆修正すると、作りやすいと思いますよ。

特に大切に書いていただきたいのは、③この事業をなぜやろうと思ったか　⑤あなたの仕事に対する心がけ　⑦これからの夢　の３つ。この３つこそが、社長挨拶文・代表メッセージだからこそ書けることであり、あなたの想いが一番表現されて、読む人に訴えられる部分だからです。

導入と締めにこそ、味が出る

最後に、「もっと上手く書きたい！」と余裕のある人は、導入と締めを工夫してみましょう。何でもないようでいて、ここは書く人の力量が出る部分でもあります。

一番オーソドックスなのは、
導入…初めまして。弊社のホームページをご覧くださり、ありがとうございます。代表取締役社長の〇〇です。

締め…ここまで読んでくださりありがとうございました。これからも、皆さんに必要とされる企業となるよう、精進していきます。必要な時にはぜひお声掛けいただければ幸いです。

こんな感じでしょうか。これでも全然悪くないですし、安定感は感じます。まぁでも、誰でも書けます。ここにもうひと工夫ができると、あなたらしさが発揮されて、導入の良さでより読まれ、締めの良さで購入やサービスの利用へと背中を押せる、そんな挨拶文になると思います。

例えば、導入は「今、〇〇〇と言われているのを知っていますか？」と疑問から入ってみるとか。締めは、気さくなプライベートの顔を少しだけ見せて、人間味を伝えてみるとか。ここまで出来たら花まるです。

以上、今回は社長挨拶文・代表メッセージの構成や書き方について書いてきました。読まれたあなたは、ぜひ箇条書きの構成案だけでもすぐに取り組んでみてください。腰が重くなりがちなものこそ、少しずつ取り組んでみるのが大切ですよ。

「自分では書けない」と感じた時には…

もし自分で書いてみて「やっぱり難しい」と感じたら、その時はご相談ください。
自分で書けるのが一番ですが「自分ではなかなか自分を客観視できない」「話すことは得意なのに書くとなると筆が進まない」「とにかく忙しくて書いている時間がない」などさまざまな理由から、社長挨拶文・代表メッセージのご依頼をいただいています。

＝言葉工房トム　取材＆文章制作（一例）＝
・取材（９０分）＋文章制作（１０００字程度）…３５，０００円＋税
・取材（９０分）＋文章制作（２０００字程度）…４５，０００円＋税